หน่วยที่ 6 จดหมายอิเล็กทรอนิกส์

หน่วยที่ 6 จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ อีเมล (E-mail) หรือ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail) เป็นอีกรูปแบบของการบริการที่นิยมมากรองมาจากเวิลด์ ไวด์ เว็บ ในอินเทอร์เน็ตปัจจุบัน การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์จะแตกต่างจาการส่งจดหมายทางไปรษณีย์คือ ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย สะดวก รวดเร็ว การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์จะสามารถส่งได้ทั้งข้อความ รูปภาพ เสียง ไฟล์วิดีโอ แม้กระทั่งการส่งการ์ดในโอกาสต่าง ๆ การรับส่งอีเมลผ่านทางระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตจะประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก คือ 1.เมลเซิร์ฟเวอร์ (Mail Server) คือ เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายของผู้ให้บริการด้านอีเมลสำหรับเก็บอีเมล 2.เมไคลเอนท์ (Mail Client) คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ลูกข่ายของผู้ใช้บริการที่เป็นตัวเรียกอีเมลมาจากเมลเซิร์ฟเวอร์ 3.โปรโตคอลสำหรับรับส่งเมล คือ ระเบียบวิธีที่ใช้ในการสื่อสารข้อมูลด้านอีเมล บนระบบเครื่อข่ายอินเทอร์เน็ต โปรโตคอลสำหรับรับส่งอีเมล โปรโตคอลที่ใช้ในการสื่อสารข้อมูลด้านอีเมลบนระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ประกอบด้วย SMTP SMTP (Simple Message Transfer Protocol) ทำหน้าที่ ส่งอีเมลจากเมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้ส่งไปยังเมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับ จากกรณีตัวอย่างในการส่งและรับอีเมลระหว่างคุณกุลรพี (kulrapee@chaiyo.com) และคุณเพลงพิณ (pangpin@hotmail.com) ดังนี้ 1. คุณกุลรพี ต้องการส่งอีเมล โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการส่งที่เรียกว่า "เมลไคลเอนท์" เมื่อเขียนจดหมายพร้อมที่จะส่ง ต้องกำหนดชื่อผู้ส่งจดหมาย และชื่อผู้รับจดหมาย เมื่อได้ทำการคลิกเลือก ส่งจดหมาย ก็คือการสั่งให้เมลไคลเอนท์ทำการส่งจดหมายให้ 2. เมลไคเอนท์ของคุณกุลรพี จะทำการสร้างทางเชื่อมต่อ แบบ TCP กับเมลเซิร์ฟเวอร์ที่เราได้ขอเป็นสมาชิกอยู่ คือ mail.chaiyo.com เมื่อเมลเซิร์ฟเวอร์ได้รับจดหมายก็จะจัดเก็บไว้ในคิวเพื่อทำการส่งต่อไป 3. เมลเซิร์ฟเวอร์ของคุณกุลรพี (mail.chaiyo.com) ก็จะสร้างการเชื่อมต่อแบบ TCP กับเมลเซิร์ฟเวอร์ของคุณเพลงพิณ (mail.hotmail.com) และจะทำการส่งข้อความในอีเมลระหว่างเมลเซิร์ฟเวอร์ 4. เมื่อเมลเซิร์ฟเวอร์ของคุณเพลงพิณ ได้รับอีเมลแล้วก็จะนำอีเมลนั้นจัดเก็บไว้ในเมลบ็อกซ์ (Mail Box) ของคุณเพลงพิณเพื่อรอการเปิดอ่านต่อไป 5. เมื่อคุณเพลงพิณ ต้องการอ่านอีเมลก็จะทำการสั่งให้เมลไคลเอนท์ของตนเองทำการดึงอีเมลที่อยู่ในเมลบ็อกซ์มาอ่าน POP กระบวนการส่งเมลจะสิ้นสุดเมื่อผู้ส่งสั่งให้เมลไคลเอนท์ส่งข้อมูลปไถึงเมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับและอีเมลนั้นจุถูกจัดเก็บไว้ในเมลบ็อกซ์ของผู้รับที่เครื่องเมลเซิร์ฟเวอร์ ดังนั้น เมื่อเราขอสมัครเป็นสมาชิกของเมลเซิร์ฟเวอร์ใดแล้ว เราจะได้พื้นที่ของเมลเซิร์ฟเวอร์เพื่อเป็นเมลบ็อกซ์ ของเราเมื่อต้องการอ่านจดหมายที่อยู่ในเมลบ็อกซ์ จะต้องทำการล็อกอินเข้าไป ดังนั้น เจ้าของเมลบ็อกซ์เท่านั้นจึงจะสามารถอ่านจดหมายในกล่องเลบ็อกซ์ได้ การอ่านจดหมายก็จะใช้โปรแกรมอ่านข้อความในจดหมาย และเมลไคลเอนท์ จะต้องใช้โปรโตคอล เช่น POP,IMAP เพื่อดึงอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์มาเก็บไว้ที่เครื่องไคลเอนท์ของผู้ใช้ เพื่ออ่านอีเมลที่มีผู้ส่งมาถึงต่อไป POP (Post Office Protocol) คือ โปรโตคอลที่ใช้สำหรับอ่านเมลในเมลบ็อกซ์ ซึ่งปัจจุบันใช้ POP เวอร์ชั่น 3 (POP3) การทำงานเริ่มจากไคลเอนท์สร้างการเชื่อมต่อแบบ TCP กับเมลเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งในระหว่างการเชื่อมต่อจะมีขั้นตอนในการเชื่อมต่ออยู่ 3 ระยะ คือ ระยะที่1 เมื่อไคลเอนท์สร้างการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ เมื่อผู้ใช้บริการต้องการที่จะรับส่งอีเมลก็ต้องทำการล็อกอิน คือ ชื่อผู้ใช้ (Username) และรหัสผ่าน (Password) เพื่อตรวจสอบสิทธิ์ของการใช้งานในเมลบ็อกซ์ ระยะที่2 เป็นระยะของการดาวน์โหลดอีเมลจากเครื่องเมลเซิร์ฟเวอร์และระยะนี้ไคลเอนท์สามารถกำหนดการลบเมลออกจากเมลบ็อกซ์ ระยะที่3 เป็นระยะสุดท้ายในการสิ้นสุดการเชื่อต่อ เมลเซิร์ฟเวอร์จะทำการลบอีเมลที่ผู้ใช้ต้องการ และสิ้นสุดการเชื่อมต่อ ซึ่ง POP3 นี้ผู้ใช้จะไม่สามารถจัดการเมลบ็อกซ์ของตนเองได้ โดยสามารถทภได้เพียงการดาวน์โหลดเมล และลบเมลที่ไม่ต้องการเท่านั้น ถ้าจำนวนของจดหมายที่เข้ามาในเมลบ็อกซ์มีจำนวนมากขึ้น จะทำการค้าหาเมลทำได้ยาก ผู้ใช้จะไม่สามารถสร้างโฟลเดอร์เพื่อใช้ในการจัดการข้อมูลในเซิร์ฟเวอร์ได้ IMAP IMAP (Internet Message Access Protocol) คือ โปรโตคอลที่ใช้ในการจัดการเมลบ็อกซ์ซึ่งนำมาใช้แก็ปัญหาของ POP3 โดยโปรโตคอล IMAP จะอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถจัดการเมลบ็อกซ์ที่เซิร์ฟเวอร์ได้ และยังสามารถย้ายเมลจากโฟลเดอร์หนึ่งไปยังอีกโฟลเดอร์หนึ่งได้ และนอกจากนี้ยังได้จัดเก็บรายละเอียดของสถานะของเมลว่าเมลใดที่ได้อ่านแล้ว รหือเมลใดที่ยังไม่ได้อ่าน IMAP ยังสามารถให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดเฉพาะบางส่วนของเมลได้ เช่น ดาวน์โหลดเฉพาะส่วนหัวของอีเมล หรือถ้าเป็นอีเมลที่มีไฟล์แนบ (Attachment) มาด้วย ผู้ใช้อาจกำหนดให้ดาวน์โหลดเฉพาะข้อความเท่านั้น ส่วนไฟล์ที่แนบอาจจะเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวอร์ก่อน ในการเชื่อมต่อแต่ละครั้งของโปรโตคอล IMAP เซิร์ฟเวอร์จะมีอยู่ 4 สถานะ ได้แก่ 1. Non-Authenticated State : สถานะเริ่มเมื่อมีการสร้างการเชื่อมต่อในตอนแรก โดยขั้นตอนนี้ไคลเอนท์ต้องส่งวชื่อล็อกอิน และรหัสผ่าน เพื่อตรวจสอบสิทธิ์การใช้งานได้เท่านั้น 2. Authenticated State : เมื่อเซิร์ฟเวอร์ตรวจสอบผู้ใช้ผ่านแล้ว ขั้นตอนต่อไปผู้ใช้ต้องส่งข้อมูลว่าต้องการอ่าน หรือจัดการเมลที่อยู่ในโฟลเดอร์ใด 3. Selected State : เมื่อเลือกโฟล์เดอร์แล้วผู้ใช้ถึงมีสิทธิ์จัดการเมลได้ เช่น ดาวน์โหลด ย้ายโฟลเดอร์ ลบเมล หรือดาวน์โหลดบางส่วนของเมล เป็นต้น 4. Logout State : สถานะเริ่มเมื่อผู้ใช้สิ้นสุดการเชื่อมต่อ หรือเซิร์ฟเวอร์ยกเลิกก็ได้ E-mail address : ที่อยู่การส่ง E-mail * @ domain name * mailto:*sakda@kku.ac.th * ต้องไม่มี ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่, เว้นวรรค มีส่วนประกอบ 3 ส่วน - Username : ชื่อผู้ใช้ - เครื่องหมาย : @ เรียกว่า assign อ่านออกเสียงว่า “at” - domain name : ชื่อสถานีรับ-ส่ง E-mail ประเภทของอีเมล อีเมลได้กลายเป็นสิ่งจำเป็นในการสื่อสารของโลกยุคปัจจุบัน สำหรับผู้ใช้อินเทอร์เน็ตเพราะสะดวก ประหยัด และรวดเร็ว ดังนั้น การให้บริการอีเมลจึงมีหลายรูปแบบ ดังนี้ 1. อีเมลจากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต คือ อีเมลที่มาเมื่อเราสมัครเป็นสามาชิกของผู้ให้บริการด้านอินเทอร์เน็ต (ISP : Internet Service Provider) โดยการซื้อชั่วโมงการใช้อินเทอร์เน็ตเป็นบริการเพื่อเพิ่มเติมให้แก่ลูกค้า และเป็นบริการที่จะสามารถติดต่อกับสมาชิกได้อย่างรวดเร็วสำหรับการใช้บริการอีเมลรูปแบบนี้มักจะเกิดปัญหาคือ เมื่อเราเปลี่ยนการขอใช้บริการอินเทอร์เน็ตเป็นบริษัทอื่น และขอปิดบัญชีการใช้บริการจากบริษัทเดิม อีเมลที่ได้จดทะเบียนไว้กับบริษัทเดิมจะถูกยกเลิกทันที หรือเมื่อระยะเลาในการให้บริการอินเทอร์เน็ตหมดลงอีเมลก็จะหมดอายุการใช้งานด้วย ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอีเมลแอดเดรสบ่อยครั้ง เหมือนกับคนที่ย้ายบ้านบ่อย ๆ ถ้าไม่แจ้งการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ให้กับผู้ที่ติดต่อด้วยจะทำให้การติดต่อไม่สามารถทำได้ เมื่อมีผู้ส่งจดหมายมาตามที่อยู่เดิมจะทำให้ไม่ได้รับจดหมาย และจดหมายจะถูกตีกลับไปยังผู้ส่งเช่นเดียวกับระบบการสื่อสารโดยผ่านทางไปรษณีย์ 2. อีเมลจากองค์กร เช่น บริษัท สถาบันการศึกษา หน่วยงาน หรือองค์กรต่าง ๆ ซึ่งจะเป็นอีเมลที่ให้บริการเฉพาะกลุ่มบุคคลที่เป็นสมาชิกอยู่ภายใต้องค์กรนั้น ๆ เช่น kulrapee@nvc-korat.ac.th โดยที่อยู่ nvc-korat.ac.th คือ ชื่อโดเมนเนมของวิทยาลัยอาชีวศึกษานครราชสีมาซึ่งสมาชิกคือ บุคลากรภายในวิทยาลัยอาชีวศึกษานครราชสีมา เท่านั้น 3. อีเมลฟรี คือ เว็บไซต์ที่ให้บริการรับส่งจดหมายบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตโดยไม่จำกัดกลุ่มบุคคล ซึ่งใครที่ต้องการใช้บริการก็สามารถที่จะเข้ามาลงทะเบียนเป็นสมาชิกเพื่อขออีเมลแอดเดรสได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ เมื่อได้รับการลงทะเบียนสมาชิกของอีเมลนั้นแล้วก็จะได้รับพื้นที่ของเมลบ็อกซ์เพื่อจัดเก็บจดหมาย ซึ่งมีเว็บไซต์มากมายที่ให้บริการอีเมลฟรีแต่ผู้ใช้บริการอินเทอร์เน็ต การใช้บริการอีเมลสามารถติดต่อสื่อสารได้กับทุกคนทั่วโลก นอกจากการสื่อสารผ่านทางข้อความแล้ว ยังสามารถแนบไฟล์ข้อมูลอื่น ๆ ไปได้ด้วย เช่น รูปภาพ เสียง ภาพเคลื่อนไหว การ์ดอวยพร หรือ ไฟล์วิดีโอ ทำให้ประหยัดเพราะไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ รวดเร็ว และการส่งอีเมลสามารถส่งจดหมายฉบับเดียวกันไปยังบุคคลได้หลาย ๆ คน ในเวลาเดียวกัน ขั้นตอนการขอใช้บริการอีเมล มีเว็บไซต์หลาย ๆ เว็บไซต์ที่เปิดบริการเมลเซิร์ฟเวอร์ เพื่อให้บริการด้านอีเมลแก่ผู้ใช้บริการอินเทอร์เน็ตทั่ว ๆ ไป ซึ่งเป็นอีเมลฟรี โดยให้ผู้ใช้เลือกใช้บริการได้ แต่ละคนสามารถที่จะมีอีเมลแอดเดรสของตนเองได้ไม่เกินกว่า 1 อีเมลแอดเดรส โดยมีขั้นตอนในการสมัครขอใช้บริการอีเมลฟรีจาก www.yohoo.com ซึ่งสามารถสมัครได้ดังต่อไปนี้ 1. พิมพ์ www.yahoo.com กด Enter เพื่อเข้าสู่เว็บไซต์ของ www.yahoo.com 2. คลิกเลือกที่เมนู Web 3. คลิกเลือก Sign Up Now จะแสดงรูปแบบการใช้บริการอีเมลที่เว็บไซต์นี้มีให้บริการโดยมีทั้งเป็นบริการอีเมลฟรี และเป็นบริการอีเมลที่ต้องเสียค่าใช้จ่าย 4. คลิกเลือก Sign Up for Yahoo! Mail เพื่อขอใช้บริการอีเมลฟรี 5. กรอกรายละเอียดของผู้ขอใช้บริการเพื่อลงทะเบียนสมาชิก โดยแบ่งออกเป็น 5 ส่วนดังรายละเอียด ดังนี้ ส่วนที่1. Create Your! ID 1. First Name : ชื่อ 2. Last Name : นามสกุล 3. Perferred content : เลือก Yahoo! U.S. 4. Gender : เพศ 5. Yahoo! ID : ชื่อผู้ใช้บริการ (Username) 6. Check Availability of This ID : คลิกเพื่อตรวจสอบชื่อผู้ใช้บริการว่าชื่อนี้มีอยู่ในทะเบียนสมาชิกหรือยัง ถ้ามีแล้วเว็บไซต์จะแสดงชื่ออื่นมาให้เลือก โดยจะนำมาจากชื่อและนามสกุลของผู้ขอใช้บริการ หรือให้ตั้งชื่อใหม่ 7. Password : กำหนดรหัสผ่านต้องไม่ต่ำกว่า 6 ตัว 8. Re-type Password : ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อเป็นการยืนยัน ส่วนที่2. If You Forget Your Password 9. Security question : ให้เลือกคำถามเพื่อใช้ในกรณีที่เราลืมรหัสผ่าน 10. Your answer : คำตอบสำหรับคำถามที่เราได้เลือกไว้ โดยจะต้องไม่ต่ำกว่า 4 ตัวอักษร 11. Birthday : วัน เดือน ปีเกิด 12. ZIP/Postal code : รหัสไปรษณีย์ 13. Country : ประเทศ 14. Alternate E-mail : อื่น ๆ เช่น kulrapee@thaimail.com ส่วนที่ 3. Customizing Yahoo! 15. Industry : อาชีพ 16. Title : ตำแหน่ง ส่วนที่4. Verify Your Registration 17. Enter the code shown : ให้พิมพ์ตัวเลขหรือตัวอักษรที่แสดงไว้ในกรอบสี่เหลี่ยม ด้านล่าง เป็นการตรวจสอบการลงทะเบียน ส่วนที่5. Terms of Service จะแสดงข้อตกลงในการลงทะเบียนเป็นสมาชิก โดยถ้าเลือก I Agree : ยอมรับข้อตกลง และจะได้รับการลงทะเบียนเป็นสมาชิก I Do Not Agree : ถ้าไม่ยอมรับข้อตกลงก็จะถูกยกเลิกการลงทะเบียนเป็นสมาชิก เมื่อ ลงทะเบียนเรียบร้อยแล้วจะแสดงการตอบรับ ดังนี้ หลังจากได้รับการตอบรับจากเว็บไซต์แล้ว ก็จะทำให้เราสามรถมีอีเมลแอดเดรสเป็นของตนเอง เพื่อใช้ในการสื่อสารทางระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้ การเขียนและการส่งจดหมาย ขั้นตอนการเขียนและการส่งจดหมายสามารถทำได้ ดังต่อไปนี้ 1. ทำการ Log in เพื่อเปิดเมลบ็อกซ์ขึ้นมาใช้งาน โดยต้องกำหนด ดังนี้ Yahoo! ID : ชื่อผู้ใช้บริการ (Username) Password :รหัสผ่านที่ได้กำหนดไว้ Remember my ID on this computer : เมื่อคลิกเลือกแล้วจะทำให้ในครั้งต่อไป หลังจากกำหนด Yahoo! ID แล้วจะไม่ต้องป้อนรหัสผ่านในการ Log in อีก เพราะได้จำรหัสผ่านไว้ให้เรียบร้อยแล้วสำหรับในเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ 2. Sign in : คลิกที่ Sign in เพื่อทำการตรวจสอบ Yahoo! ID และ Password เมื่อถูกต้องแล้วจึงจะสามารถเข้าไปใช้งานภายใน Yahoo! Mail ได้ 3. หลังจากตรวจสอบ Yahoo! ID และ Password ถูกต้องแล้วจะปรากฏหน้าจอ ดังนี้ 4. ถ้าต้องการตรวจสอบจดหมายที่เข้ามาในเมลบ็อกซ์ ให้คลิกที่ Check Mail 5. ถ้าต้องการที่จะเขียนจดหมายให้คลิกที่ Compose องค์ประกอบของจดหมายจะประกอบด้วย 3 ส่วน ดังต่อไปนี้ ส่วนของหัวเรื่อง ประกอบด้วย 1. To : อีเมลแอดเดรสของผู้รับจดหมาย เช่น kulrapee@thaimail.com 2. Subject : หัวเรื่องของจดหมาย 3. Attach Files : การแนบไฟล์ชนิดต่าง ๆ ไปกับจดหมาย เช่น ไฟล์รูปภาพ ไฟล์เสียง เมื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการแนบได้แล้ว Attach Files : สั่งให้นำไฟล์ที่เลือกไปแนบกับจดหมายที่ต้องการจะส่ง Cancel : ยกเลิกการแนบไฟล์ ส่วนที่ใช้สำหรับการเขียนจดหมาย จะคล้ายกับกระดาษเปล่า แต่จะสามารถเลือกรูปแบบของการเขียนจดหมายได้หลากหลายมากกว่าการเขียนจดหมายลงบนกระดาษเปล่าทั่วไป ซึ่งจะช่วยทำให้จดหมายดูน่าสนใจยิ่งขึ้น หมายเลข 1. Spell Check ตรวจสอบคำผิด หมายเลข 2. Cut การตัดข้อความ หมายเลข 3. Copy การคัดลอกข้อความ หมายเลข 4. Paste การวางข้อความ หมายเลข 5. Font Face รูปแบบตัวอักษร หมายเลข 6. Font Size ขนาดของตัวอักษร หมายเลข 7. Bold ตัวอักษรแบบตัวหนา หมายเลข 8. Italic ตัวอักษรแบบตัวเอียง หมายเลข 9. Underline การเขียนเส้นใต้ข้อความ หมายเลข 10. Text Color กำหนดสีของตัวอักษร หมายเลข 11. Highlight Color สีสำหรับการเน้นข้อความ หรือตัวอักษร หมายเลข 12. Insert Emotion สัญลักษณ์แสดงอารมณ์และความรู้สึกแบบต่าง ๆ หมายเลข 13. Create Hyperlink การสร้างการเชื่อมโยง (Link) หมายเลข 14. Align Text การจัดรูปแบบการพิมพ์ เช่น กึ่งกลาง ชิดซ้าย ชิดขาว หมายเลข 15. List การเลือกหัวข้อ แบ่งออกเป็น Numbered List : หัวข้อเป็นรูปแบบของตัวเลข Bulleted List : หัวข้อเป็นรูปแบบของสัญลักษณ์ หมายเลข 16. Decrease Indent การลดย่อหน้า หมายเลข 17. Increase Indent การเพิ่มย่อหน้า หมายเลข 18. Apply Stationery การเปลี่ยนแปลงรูปแบบของการใช้อีเมล คำสั่งสำหรับการส่งจดหมาย ส่วนที่ 1 คำสั่งที่ใช้สำหรับการส่งจดหมาย Send : คำสั่งเพื่อให้เมลไคลเอนท์ทำการส่งจดหมาย Save as draft : บันทึกจดหมายเป็นสำเนาเก็บไว้เพื่อสามารถตรวจสอบจดหมายภายหลังได้ Cancel : ยกเลิกการส่งจดหมาย ส่วนที่ 2 Use my signature เปรียบเสมือนกับการเขียนจดหมายด้วยกระดาษพร้อมทั้งเซ็นลายมือชื่อกำกับไปในจดหมายด้วย เพื่อป้องกันการปลอมแปลงจดหมาย เมื่อได้จัดส่งจดหมายให้เรียบร้อยแล้ว Yahoo! Mail จะแจ้งให้ผู้ขอใช้บริการทราบทันที เพื่อจะได้ทราบว่าจดหมายที่ถูกส่งไปนั้นได้ถึงมือผู้รับแล้ว หรือมีปัญหาในการส่งจดหมายเกิดขึ้น เมื่อจดหมายที่ส่งไปแล้วไม่สามารถที่จะส่งไปถึงมือผู้รับได้ เช่น กรณีที่ที่อยู่ของผู้รับไม่ถูกต้อง จะแจ้งการตีกลับของจดหมายมายังผู้ส่ง องค์ประกอบภายในกล่องจดหมาย เมนูหลัก ประกอบด้วย 4 เมนู ดังต่อไปนี้ Mail 1. Inbox : กล่องจดหมายเข้า จะแสดงจดหมายที่มีอยู่ในกล่องจดหมายทั้งหมด โดยจะจัดเรียงตามวันที่ของจดหมายที่เข้ามา 2. Sent : กล่องจดหมายออก จะแสดงจดหมายที่ได้เขียนแบะส่งออกไปยังผู้รับ โดยจะจัดเรียงตามลำดับของการส่งจดหมายออกก่อนหลัง 3. Draft : กล่องเก็บสำเนาจดหมาย ในบางครั้งเมื่อส่งจดหมายออกไปแล้งต้องการที่จะเก็บจดหมายไว้เพื่ออ่าน หรือเพื่อดูว่าได้ส่งจดหมายไปยังใครบ้าง หรือเมื่อต้องการที่จะส่งจดหมายฉบับเดิมอีกก็จะไม่ต้องเสียเวลาในการเขียนจดหมายใหม่ สามารถนำจดหมายที่อยู่ในกล่องเก็บสำเนาจดหมายมาใช้ส่งต่อไปยังผู้รับได้เลย เช่นเดียวกับวิธีของงานธุรการด้านเอกสารที่เมื่อได้ทำหนังสือของหน่วยงานส่งออกไปยังหน่วยงานอื่น ๆ แล้ว จำเป็นที่จะต้องเก็บสำเนาไว้เพื่อที่จะสามารถกลับมาตรวจสอบการส่งจดหมาย หรือเพื่อที่จะสามารถค้นหาเอกสารที่ได้ทำการส่งไปแล้วในภายหลังได้ 4. Trash ; ถังขยะ เมื่อเราได้อ่านจดหมายจากกล่องจดหมายเข้าเรียบร้อยแล้ว ก็ควรจะลบจดหมายฉบับนั้นออก เพราะการสมัครอีเมลฟรีนั้น เมลเซิร์ฟเวอร์จะให้พื้นที่ในการเก็บจดหมายจำนวนไม่มากนัก เช่น 10 MB, 5 MB, 2 MB เป็นต้น ดังนั้น ถ้าภายในกล่องจดหมายเราเก็บจดหมายไว้มาก จะทำให้พื้นที่ของกล่องจดหมายเต็มแล้วจะไม่สามารถ รับจดหมายอื่น ๆ ที่จะเข้ามาใหม่ได้อีก เพราะกล่องรับจดหมายเต็มแล้ว Addresses Addresses คือ การบันทึกอีเมลแอดเดรสของบุคคลต่าง ๆ ไว้ในเมลบ็อกซ์เช่นเดียวกับการบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ของเพื่อนไว้ในเครื่องโทรศัพท์มือถือ เพื่อสะดวกในการสื่อสารกันในครั้งต่อไป ซึ่งเราจะไม่ต้องพิมพ์อีเมลแอดเดรสของบุคคลนั้นอีก เพียงแต่เปิดเมนูแอดเดรสขึ้นมาแล้วจะสามารถเลือกที่อยู่ของบุคคลที่ต้องการเขียนจดหมายไปถึงได้ทันที เมื่อเราส่งจดหมาย จะสามารถกำหนดให้บันทึกอีเมลแอดเดรสที่ได้ส่งจดหมายออกไปนั้นเก็บไว้ใน Addresses ได้ทันที เพียงแค่เลือกคลิกที่ Add to Address Book โดยสามารถกำหนดได้ตามขั้นตอน ดังต่อไปนี้ 1. เมื่อกำหนดให้ส่งจดหมายจากเมลไคลเอนท์เรียบร้อยแล้ว จะแสดงชื่อของอีเมลแอดเดรสที่ได้ทำการส่งจดหมายไปให้ เพื่อแจ้งผลของการส่งว่าได้สามารถจัดส่งจดหมายจากเมลไคลเอนท์ของผู้ส่งไปยังเมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับเรียบร้อยแล้ว 2. ถ้าต้องการบันทึกอีเมลแอดเดรสที่ได้ทำการจัดส่งจดหมายเรียบร้อยแล้ว จะมีเมนูคำสั่งให้เลือกอยู่ด้านล่างว่า “Add to Address Book” ให้ทำการคลิกได้เลย 3. จะปรากฏหน้าต่างสำหรับให้กำหนดรายละเอียดของเจ้าของอีเมลแอดเดรสที่ต้องการบันทึกไว้ ดังนี้ First Name : ชื่อ Last Name : นามสกุล Nickname : ชื่อเล่น 4. จะปรากฏหน้าต่างแสดงรายละเอียดของอีเมลแอดเดรสที่ได้ทำการบันทึกไว้เรียบร้อยแล้ว 5. โดยจะมีปุ่มคำสั่งให้สามารถเลือกการทำงานได้ ดังต่อไปนี้ Delete : ลบอีเมลแอดเดรสที่ได้ทำการบันทึกแล้ว Send Mail : เมื่อต้องการส่งจดหมาย โดยเลือกที่อยู่จากอีเมลแอดเดรสที่ได้บันทึกไว้ Move to Category…: จัดกลุ่มของอีเมลแอดเดรส 6. การจัดกลุ่มของอีเมลแอดเดรส เมื่อคลิกที่ Move to Category… เลือกคลิกที่ [New Category] และกำหนดชื่อของโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บอีเมลแอดเดรสพร้อมทั้งเลือกชื่อเจ้าของอีเมลแอดเดรสที่ได้บันทึกรายละเอียดไว้เรียบร้อยแล้ว เพื่อนำไปจัดเก็บในโฟลเดอร์ที่ได้กำหนดขึ้นจาก Selected Contacts : เมื่อกำหนดทั้งโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บอีเมลแอดเดรส และเลือกชื่อเจ้าของอีเมลแอดเดรสที่ต้องการจัดเก็บแล้ว ให้คลิกเลือกที่ Move Contacts เพื่อทำการบันทึกต่อไป ถ้ากำหนดทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว แต่ไม่ต้องการจัดเก็บ ให้คลิกที่ Cancel เพื่อยกเลิกการทำงาน Calendar Calendar คือ ปฏิทินสำหรับการบันทึกตารางการปฏิบัติงาน โดยจัดแบ่งเป็นวัน สัปดาห์ เดือน ปี และเรียงตามเหตุการณ์ เพื่อช่ยให้สะดวกในการค้นหา Notepad Notepad เปรียบเสมือนสมุดบันทึกช่วยจำ โดยให้พิมพ์ข้อความต่าง ๆ ที่ต้องการบันทึกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ และเราสามารถที่จะเปิดออกมาอ่านเมื่อใดก็ได้ โดยกำหนดการบันทึกได้ ดังต่อไปนี้ 1. เลือกเมนู Notepad 2. พิมพ์ข้อความที่ต้องการบันทึกในช่อง Notes 3. ถ้ายังไม่มีโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บ ให้คลิกเลือกที่ Save and Add Another จะปรากฏข้อความเพื่อให้กำหนดชื่อของโฟลเดอร์ใหม่ 4. ถ้าได้กำหนดโฟลเดอร์ไว้แล้วจะสามารถเลือกชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บจากช่อง Folder ได้ทันที 5. แสดงรายการที่ได้บันทึกไว้ใน Notepad 6. ถ้าต้องการเพิ่มบันทึกข้อความ ให้เลือกที่ Add Note 7. ถ้าต้องการเพิ่มโฟลเดอร์ ให้เลือกที่ Add Folder 8. เมื่อต้องการที่จะอ่านบันทึกข้อความเรื่องใด ให้คลิกที่เรื่องนั้น จะปรากฏเนื้อหาของข้อความทั้งหมดออกมา 9. แต่ถ้าต้องการลบบันทึกข้อความเรื่องใด ให้คลิกเลือกที่ช่องด้านหน้าข้อความนั้น จะปรากฏเครื่องหมาย R แล้วให้คลิกเลือกที่ Delete จะได้ทำการลบบันทึกข้อความที่เลือกนั้นทันที การอ่านจดหมาย ภายในกล่องจดหมายเข้า (Inbox) จะแสดงจดหมายที่อยู่ภายในกล่องเก็บจดหมายนี้ เมื่อเราคลิกเลือกที่ Inbox หรือ Check Mail จะปรากฏรายการของจดหมายที่มีอยู่ ถ้าเราต้องการที่จะอ่านจดหมายฉบับใด ให้คลิกเลือกที่ตัวจดหมายนั้น แล้วจะแสดงรายละเอียดของเนื้อหาในจดหมายพร้อมทั้งจะมีหัวจดหมายเพื่อให้เราทราบถึงที่มาของจดหมายได้ ดังนี้ Date : วันที่ได้รับจดหมาย From : ชื่อ และที่อยู่ของผู้ส่งจดหมาย Subject : หัวเรื่องของจดหมาย To : ที่อยู่ของผู้รับ การโต้ตอบจดหมายกลับ เมื่ออ่านจดหมายแล้วต้องการที่จะส่งจดหมายเพื่อตอบกลับไปยังผู้ส่ง สามารถคลิกเลือก Reply เราจะไม่ต้องพิมพ์ชื่อผู้รับอีก เพราะอีเมลจะนำชื่อของผู้ส่ง (From) มาเป็นชื่อผู้รับ (To) พร้อมทั้งชื่อเรื่องก็จะเป็นชื่อเรื่องเดิม เพียงแต่เพิ่ม Re: หน้าชื่อเรื่องของจดหมาย และจะนำเนื้อหาของจดหมายฉบับที่เราได้รับมาแสดงด้วย เป็นการทบทวนเรื่องราวของจดหมายก่อนที่จะทำการตอบจดหมายต่อไป ทำให้ผู้รับจดหมายสามารถเข้าใจในเนื้อหาของจดหมายได้ดียิ่งขึ้น โดยกำหนดการส่งได้ ดังนี้ 1. Reply To Sender : ตอบจดหมายกลับไปยังผู้ส่ง 2. Reply To Everyone : ตอบกลับทุกคน เมื่อตอบจดหมายเรียบร้อยแล้ว สามารถที่จะเลือก 1. Send เพื่อส่งจดหมาย หรือ 2. Save as a Draft เพื่อบันทึกจดหมายไว้ที่กล่องเก็บสำเนาจดหมาย หรือ 3. Cancel ยกเลิกการส่งจดหมาย การส่งต่อจดหมาย การส่งต่อจดหมาย หมายความว่า เมื่อเราส่งจดหมายฉบับนี้ไปยังบุคคลอื่น ๆ อีก คล้ายกับระบบจดหมายเวียนที่สามารถส่งต่อไปยังบุคคลอื่น ๆ ได้อีกเป็นจำนวนมาก โดยไม่ต้องเสียเวลาที่จะเขียนจดหมายทีละฉบับเพื่อส่งให้แต่ละคน จะเป็นการช่วยลดเวลาในการเขียนจดหมาย และยังสามารถทำเป็นสำเนาเพื่อส่งต่อไปยังบุคคลอื่น ๆ ได้อีกด้วย โดยวิธีในการส่งต่อจดหมายสามารถทำได้ ดังนี้ เมื่อคลิกเลือกจดหมายขึ้นมาอ่านแล้ว จะทำการส่งต่อไปให้เพื่อนคนอื่นอีก ให้เลือกที่ Forward จะปรากฏเมนูให้เลือก ดังนี้ 1. As Inline Text : จะปรากฏเนื้อหาเดิมของจดหมายที่เราได้รับแสดงออกมาเพียงแต่พิมพ์ที่อยู่ของผู้รับลงไปเราก็สามารถทำการส่งต่อจดหมายไปยังผู้อื่นได้ โดยที่มีเนื้อหาของจดหมายเหมือนเดิม และสามารถเพิ่มเติมข้อความใหม่ได้ 2. As Attachment : เป็นการทำจดหมายที่ต้องการส่งต่อไปยังบุคคลอื่น ให้เป็นหารแนบไฟล์ข้อมูล เช่น เมื่อเราได้รับข่าวสารที่สำคัญมาทางอีเมล แล้วต้องการส่งต่อไปให้เพื่อน สามารถที่จะทำไฟล์นั้นให้เป็นการแนบไฟล์เพื่อเป็นการยืนยันข้อมูลได้ การลบจดหมาย เมื่อได้อ่านจดหมายแล้ว และถ้าไม่ต้องการเก็บจดหมายฉบับนี้ไว้อ่านอีก เราก็จะทำการลบจดหมายฉบับนั้นทิ้ง เพราะ การใช้งานในอีเมลนั้นเราจะได้รับเนื้อที่จากเมลเซิร์ฟเวอร์ในการเก็บจดหมายจำนวนจำกัด ขึ้นอยู่กับแต่ละเมลเซิร์ฟเวอร์จะกำหนด ดังนั้น ถ้าเราเก็บจดหมายทุกฉบับไว้ก็จะทำให้ตู้เก็บจดหมายของเราเต็มได้ หรือจำนวนจดหมายที่มากเกินไปเมื่อเราต้องการที่จะอ่านจดหมายฉบับเก่าอาจต้องใช้เวลานานในการค้นหาจดหมายฉบับนั้น ดังนั้น เราจึงต้องทำการลบจดหมายที่ไม่ต้องการทิ้งไปจากกล่องเก็บจดหมายของเรา ซึ่งวิธีในการลบจดหมายทิ้งสามารถทำได้ ดังนี้ 1. คลิกไปที่กล่องจดหมายเข้า (Inbox) เพื่อให้รายการของจดหมายที่อยู่ในกล่องจดหมายทั้งหมดออกมา 2. เมื่อต้องการลบจดหมายฉบับใด ให้คลิกที่กรอบสี่เหลี่ยมที่อยู่หน้าจดหมายแต่ละฉบับจะเกิดสัญลักษณ์ R 3. ให้คลิกเลือกปุ่มคำสั่ง Delete เพื่อสั่งให้ลบจดหมายออกจากกล่องจดหมาย 4. จะแสดงข้อความเพื่อให้ยืนยันความต้องการที่จะลบจดหมายออกจากกล่องเก็บจดหมายเมื่อต้องการที่จะลบจดหมายฉบับนั้นจริง ให้คลิกเลือกที่ปุ่ม Delete แต่ถ้ายังไม่ต้องการลบจดหมายออก ให้คลิกที่ปุ่ม Don’t Delete แล้วจดหมายจะไม่ถูกลบออกจากกล่องเก็บจดหมาย เพียงทำตามขั้นตอนดังกล่าวแล้ว จะทำให้เราสามารถลบจดหมายที่ไม่ต้องการออกจากกล่องเก็บจดหมายได้ แต่การลบจดหมายนั้น จดหมายที่ถูกทำการลบออกไปแล้วจะยังไม่ถูกลบออกไปจากหน่วยความจำอย่างแท้จริง แต่จะถูกนำไปทิ้งไว้ที่ถังขยะ (Trash) เช่นเดียวกับการลบไฟล์ต่าง ๆ ของ Microsoft Windows ที่จะนำไฟล์ที่ถูกลบไปเก็บไว้ที่ ซึ่งจะสามารถกู้จดหมายที่ถูกลบไปแล้วกลับคืนมาได้ การกู้จดหมายกลับคืน การกู้จดหมายกลับคืนสามารถทำได้ ดังต่อไปนี้ 1. คลิกที่ Trash 2. คลิกเลือกจดหมายที่ต้องการกู้กลับคืน 3. คลิกที่ Move เพื่อกำหนดสถานที่ที่จะนำจดหมายจากถังขยะ (Trash) ไปเก็บไว้ 1. [New Folder] ให้สร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่ต้องการจะเก็บจดหมาย หรือ 2. Inbox ให้นำจดหมายไปเก็บไว้ในกล่องจดหมายเข้า หรือ ถ้าได้มีการสร้างโฟลเดอร์ไว้แล้ว จะแสดงชื่อของโฟลเดอร์นั้นออกมาแสดงเพื่อให้เราเลือก 4. แต่ถ้าต้องการลบจดหมายฉบับนี้ออกจากถังขยะ (Trash) ก็เพียงแต่คลิกเลือกจดหมายแล้วให้คลิกที่ Delete จะเป็นการลบจดหมายออกจากถังขยะ (Trash) ทันที และจะไม่สามารถกู้จดหมายกลับคืนได้อีกต่อไป แสดงจดหมายที่ถูกกู้กลับคืน แล้วนำไปเก็บไว้ที่กล่องจดหมายเข้า (Inbox)